Zeitschätzungen - Ein Tag oder ein Jahr

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Mit den Aufwandschätzungen ist es so eine Sache… manchmal ist es ganz einfach – “Wie lang glaubst brauchst denn dafür?” – “A Stund circa”… Easy! Aber ab und zu ist es wirklich schwierig sich eine realistische Zahl aus dem Ärmel zu schütteln “Wie lang glaubst brauchst dafür?” – “Kann ich spontan ned sagen – ich müssts mir zuerst genauer anschaun” – “okay, aber so ungefääähr..?” – “… zwischen einem Tag und einem Jahr…”

Zeitschätzungen gehören zu den Dingen im Berufsalltag die wirklich unlustig sein können. Manchmal sind es recht kleine Aufgaben die zu schätzen sind – das geht ja noch recht gut, aber bei richtig großen Projekten kann es wirklich schwierig und mühsam werden.

.. zwischen einem Tag und einem Jahr…

Wieviele Murmeln sind im Glas?

Generell bin ich ziemlich schlecht im schätzen – wie viel Kilo wiegt die Kiste, wie viele Menschen sind im Saal, wie spät ist es circa? Bei solchen Fragen liege ich oft sehr weit daneben. Genauso ist es mir vor Jahren auch bei Projektaufwandschätzungen ergangen – was verständlich ist, weil wie soll jemand der noch nicht so erfahren ist und dem an einigen Stellen einfach noch das Know-How fehlt, etwas halbwegs Realistisches angeben können? Glücklicherweise kommt man ja da so langsam rein – die Schätzungen werden immer besser und realistischer – vor allem, wenn es um Dinge geht die man schon einmal gemacht hat und sich noch erinnern kann wie viel Zeit die Aufgabe in Anspruch genommen hat. Vielleicht ist man auch so klug und vergleicht die geschätzte Zeit mit der tatsächlich gebrauchten, um ein Gefühl für die Angelegenheit zu bekommen.
 

Gibt es exakte Aufwandschätzungen?

Trotzdem ist es teilweise schwierig sich zu überlegen wie lange man ungefähr für eine Aufgabe brauchen wird. So genau kann man das ja auch gar nicht angeben, da während der Umsetzung so viele unerwartete Dinge geschehen können, oder man dann erst merkt, dass das ganze überhaupt nicht so funktioniert wie anfangs gedacht. Es kann auch passieren, dass sich mittendrin die Anforderungen ändern, oder man auf Infos/Materialien vom Kunden warten muss – dadurch ändert sich auch alles und die ursprüngliche Schätzung stimmt einfach nicht mehr.
Das trifft vor allem auf große Projekte zu, die sehr viele, teilweise komplizierte, Anforderungen haben. In solchen Fällen schätzen wir zumeist auch nicht alleine sondern mindestens zu zweit, was wirklich sehr hilfreich ist. Es gibt mehrere Wege auf eine Schätzung zu kommen – je nachdem was sich anbietet und am passendsten ist. Im folgenden möchte ich euch schildern, wie meine Lieblingsvariante für große Projekte aussieht.
 

Meine liebste Zeitschätz-Variante

Ich glaube es ist unmöglich eine Schätzung für ein großes Projekt abzugeben ohne es in Tasks und Aufgabenpakete aufzuteilen – je genauer die Unterteilung desto genauer kann geschätzt werden (geht aber leider nicht immer). Deswegen legen wir zunächst eine Liste mit den einzelnen Aufgaben an, die dann viel einfacher geschätzt werden können.
Sobald die Liste steht gehen wir sie Punkt für Punkt durch und überlegen uns den Aufwand für die aktuelle Aufgabe. Dazu schreibt jeder, unabhängig vom anderen, seine Einschätzung, in Stunden oder Tagen, auf ein Blatt Papier, welches dann dem anderen gezeigt wird, um die notierten Zahlen zu vergleichen. Zumeist ist es so, dass wir bei unseren Schätzungen ziemlich nah beieinander liegen, was natürlich der Idealfall ist, da man so seine Einschätzung bestätigt bekommt.
Wenn die Schätzungen mal weit auseinander liegen, muss darüber geredet und diskutiert werden, warum der eine so wenig und der andere so viel geschätzt hat. Dabei kommt dann oft heraus, dass man beispielsweise viel zu kompliziert gedacht, oder die Aufgabe vollkommen unterschätzt hat. Wenn sich nun beide Parteien erklärt haben, wird zusammen entschieden wie viel Zeit das Aufgabenpaket nun wahrscheinlich in Anspruch nehmen wird.
Sobald wir dann mit allen Punkten durch sind wird die Liste nochmal durchgelesen und gegebenfalls noch adaptiert.
Dieser Vorgang ist jetzt natürlich nichts neues und auch nichts wahnsinnig besonderes, aber ich finde diese Vorgehensweise ziemlich gut – eben, weil sie so simpel ist und doch so viele Vorteile mit sich bringt: Zunächst mal ist es viel angenehmer, wenn man nicht alleine schätzen muss. So macht es mehr Spaß, man kann die Verantwortung dieser Aufgabe mit jemandem teilen und bekommt ein besseres Gefühl für das Ganze (Übung macht den Meister).
Trotzdem – eine Schätzung ist auch nur eine Schätzung! Man kann nie behaupten, dass sie stimmen wird – das funktioniert nun mal nicht so – natürlich ist sie aber trotzdem notwendig.