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So machen Workshops Spaß UND sind effektiv

In diesem Blogbeitrag geben wir euch einen Leitfaden für effiziente und auch spaßige Workshops zur Hand.

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Wir kennen alle das Problem – auf lange Workshops haben die wenigsten Lust. Sie verlaufen häufig unproduktiv, TeilnehmerInnen reden durcheinander und niemand weiß so richtig, was der Output der Veranstaltung sein soll. Nicht selten endet so ein Termin mit großer Unzufriedenheit – UND einem Follow-up Termin mit der Hoffnung, beim nächsten Mal ein besseres Ergebnis zu erzielen.

Spoiler:- Es geht auch anders. In diesem Blogbeitrag wollen wir euch zeigen, wie wir Workshops angehen, um diese effizient und zur Zufriedenheit aller zu gestalten. Diesen Leitfaden könnt ihr auch gerne für eure eigenen Workshops nutzen. Erfolg garantiert!

Ok, let’s get it started!

Grundsätzlich ist es völlig egal, ob es sich um einen internen Workshop oder einen Kreativworkshop mit einem Kunden handelt – die Vorbereitungen und der Ablauf sind ähnlich.

Also, schafft eine gemütliche Atmosphäre, haltet Snacks und Getränke bereit und los geht’s.

Zuallererst sollte man das Ziel des Workshops definieren und festlegen. Denn ohne Ziel, ist es schwierig passende Maßnahmen zu ergreifen. Dazu aber später mehr.

Um alle TeilnehmerInnen abzuholen und in Schwung zu bringen eignet sich ein kurzes Aufwärmspiel. Das Spiel soll die TeilnehmerInnen auf das Meeting einstimmen & gleichzeitig die Chance bieten, sich ungezwungen kennenzulernen. Gut eignet sich dafür z.B. die „Crazy 8 Methode“, eine visuelle Brainstorming Methode. Nach dem kurzen Warm-up wird die Agenda des Tages vorgestellt – idealerweise hängt ihr diese auch visuell im Raum auf; so können die TeilnehmerInnen jederzeit nachschauen, wo ihr im Workshop gerade steht.

Die Erwartungshaltung

Auch die TeilnehmerInnen haben Erwartungen an den Workshop oder haben sich vorher schon ein wenig Gedanken darüber gemacht; lasst sie diese Erwartungen in einer kurzen 5-Minuten Session aufschreiben und präsentieren. So können falsche Erwartungshaltungen gleich zu Beginn geklärt werden. Legt  anschließend ein gemeinsames Ziel für den Workshop fest, schreibt es auf und hängt es für alle ersichtlich auf.

Der Workshop Ablauf

Der erste wichtige Schritt wäre somit getan. Bei den nächsten Schritten, in denen das Gehirnschmalz der TeilnehmerInnen gefragt ist, verwenden wir gerne und oft die Design Thinking Methode “Lightning Decision Jam”. Mit dieser Methode, die von der Agentur AJ&Smart entwickelt wurde, lassen sich große Probleme lösen – einfach & schnell! Und so gelingt das:

  • Probleme definieren

Jeder TeilnehmerInnen schreibt alle Probleme, die ihm zum Workshop Thema einfallen auf kleine Post-its. Es sollen so viele Probleme wie möglich gesammelt werden – klingt seltsam, oder? Ergibt aber Sinn, denn anschließend klebt jeder seine Zettel auf eine Wand, doppelte werden entfernt, die Probleme geclustert und nach Wichtigkeit bewertet.

  • Lösungen finden

Nun gilt es, die eurer Meinung nach wichtigsten Probleme zu lösen. Die schönen bunten Post-its kommen schon wieder zum Einsatz. Jeder TeilnehmerInnen schreibt in einer vorher festgelegten Zeit (z.B. 10 Minuten) so viele Lösungsvorschläge wie möglich auf die Zettelchen. Die Lösungsvorschläge werden wieder an die Wand geklebt, doppelte Ideen werden entfernt – ihr kennt das Spiel. Anschließend bekommt jeder TeilnehmerInnen 8 Klebepunkte, mit denen er die unterschiedlichen Lösungen bewerten kann. Heißt, die Lösungen, die euch am besten gefallen, bekommen die meisten Punkte. Nach dem Voting kommen die Ideen mit den meisten Punkten in die nächste Runde.

Impact-Effort Diagramm

Jetzt wird’s heiß, denn das fetzige Impact-Effort Diagramm kommt zum Einsatz!

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Impact-Effort Diagramm für effiziente Workshops

Dieses Diagramm bietet eine tolle Technik, um herauszufinden, welche Lösungen zuerst angegangen werden sollten. Zeichnet dazu ein Diagramm (wie oben) auf ein Plakat und positioniert die Post-its mit den Lösungsvorschlägen je nach Einschätzung von Aufwand und Nutzen.

  • Definieren, wer sich worum kümmert

Lösungen, die links oben im Feld platziert wurden, sollten zuerst angegangen werden, denn sie haben einen hohen Nutzen und der Aufwand dafür ist relativ gering. Jackpot also!

Nun gilt es, die Checkpot Lösungen in Tasks aufzugliedern und die Zuständigkeiten klar für alle Tasks zu definieren. And that’s it!

Nun habt ihr’s geschafft! Euer Einsatz und euer Hirnschmalz haben sich bezahlt gemacht, denn nun geht ihr mit konkreten Lösungen und definierten To Dos aus dem Workshop raus, die TeilnehmerInnen sind happy weil sie eingebunden wurden und die nächsten Schritte nun klar definiert sind. In diesem Sinne:

Gutes Gelingen! 🙂

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Martina Thaler

Meine Rolle bei Liechtenecker: Account Managerin Wenn es weder IT noch Digitalisierung gäbe, wäre mein Beruf: Gastronomin Mein Herz schlägt für: Dukatenschnitzel & Gute Laune
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Header-Bild: Barrierefreiheit im Fokus
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