Kill den Stress & schaffe mehr in weniger Zeit.

Vergiss die üblichen Selbstoptimierungs- und Effizienzsteigerungsmethoden. Lerne dir jeden Tag nur einen Fokus zu setzen. Indem du versuchst, nicht jeden Tag die Welt zu erobern, sondern Schritt für Schritt, killst du Stress und schaffst mehr in weniger Zeit. Du wirst du besser, produktiver, glücklicher und schneller. Und gesünder. In diesem Beitrag zeig ich dir wie.

Stell dir mal persönlich folgende Fragen: 

Wenn nicht, dann wird dir das Buch, das ich dir hier kurz vorstellen werde, genau das Richtige für dich sein.

Houston, we have a Problem

Ich liebe meinen Beruf. Ich bin sehr gut in dem was ich tue und empfinde es als eine tolle „Mission“ für mich, auf die ich mich täglich begebe. Trotzdem ist dies kein Freibrief, dass man sich in seinem Beruf in seiner Zeit verliert, fünf Dinge gleichzeitig an einem Tag runterbricht und einem schlussendlich die Kontrolle über Zeit, Prioritäten und Aufgaben entgleist. Wenn man nicht aufpasst, kann das ganze schnell zur Routine werden und ehe man sich versieht befindet man sich in einem „Täglich grüßt das Murmeltier“-Szenario wo die Zeit vergeht wie nichts und es sich anfühlt als vergingen die Wochen und Monate wie Stunden und Tage. Und wenn man sich dann mal fragt, was hat man da so im Einzelnen eigentlich genau gemacht oder was war z. B. letztes Wochenende, dann dauert’s schon ein Weilchen bis man sich erinnert. 

Unsere hektische und reizüberflutete Umwelt bzw. eigentlich schon Lebenskultur, macht’s einem auch nicht leichter. Im Gegenteil. Schalten sich 20 Sekunden Stillstand im Gehirn ein, suchen wir sofort nach Unterhaltung und Beschäftigung am Smartphone anstatt einfach mal eine richtige Pause einzulegen. Und so kommt’s, dass man viel Zeit vergeudet und am Ende des Tages eine reaktive Marionette von To-Do’s und unendlichen Bespaßungskanälen wie Netflix, Instagram, Pinterest und Co ist.

Genau hier Ladies & Gentlemen, ist es aller höchste Zeit die Notbremse zu ziehen und sich aktiv wieder selbst die Kontrolle über seine Zeit, Umwelt, Aufgaben und Prioritäten zurückzuholen. Wie das für mich hervorragend funktioniert, hab ich durch das Buch „Make Time“ von Jake Knapp und John Zeratsky herausgefunden.

Wer sind Jake Knapp & John Zeratsky?

Jake & John sind bereits bekannt durch deren Design Sprint Methode, die sie während ihrer Zeit bei Google erfunden haben. Der Design Sprint ist ein Arbeitsprozess mit genau definierten Phasen, der es in kleinen Teams ermöglicht in nur 5 Tagen von einer Idee zu einem Prototypen inkl. User Feedback zu gelangen. Die Methode ist der Knaller, funktioniert und auch wir bei Liechtenecker schwören auf die Prinzipien dahinter. Warum funktioniert das? Weil man sich jedem dieser Tage genau einem Tagesziel verschreibt, alle Energien bündelt um dies zu erreichen und alles was davon ablenken kann (Meetings, Laptops, Smartphones) entfernt. Klingt banal. Ist es irgendwie auch. Aber auch nur deswegen, weil wir generell immer alles verüberkomplizieren müssen. Weil sonst ist es ja nicht „intelligent“^^.

Warum die herkömmlichen Zeitoptimierungsmethoden für A&F sind

Irgendwann sind die beiden, selbst lange besessen vom Thema Zeitmanagement und Effizienzoptimierung, auf die Idee gekommen, die Prinzipien des Design Sprints für sich selbst, seine eigenen Tage, anzuwenden und sich so seine eigene Zeit zu „designen“. 

Herausgekommen ist ihr „Make Time“ Konzept. Anders als die bisherigen Selbstoptimierungsstrategien, wo es darum geht To-Do Listen so crushen, jede einzelne Stunde zu optimieren um mehr Arbeit in weniger Zeit und resultierend daraus eigentlich nur noch mehr Arbeit zu schaffen, oder die eigene Produktivität und Leistungsfähigkeit ständig zu steigern, zielt das „Make-Time“-Konzept darauf ab, Prioritäten zu überdenken und einfach Zeit und Fokus für jene Dinge zu schaffen die für einen WIRKLICH wichtig sind.

Meine Experimente mehr zu schaffen und effizienter zu werden resultierten darin, dass ich immer weniger mit Herz und Kopf bei der Sache war, was mir selber und auch der Qualität meiner Arbeit nicht gut tat.

Mit den herkömmlichen Zeitoptimierungsmethoden schafft man es zwar mehr Arbeit runter zu kriegen, aber am Ende fühlt man sich irgendwie schlecht und leblos wie ein Zombie. Das hab ich auch selbst an mir erfahren. Meine Experimente mehr zu schaffen und effizienter zu werden resultierten darin, dass ich immer weniger mit Herz und Kopf bei der Sache war, was mir selber, meinen menschlichen Beziehungen und auch der Qualität meiner Arbeit absolut nicht gut tat. „Make Time“ schafft es hier das eigene Denken und Bewusstsein wieder auf eben diese wichtigen Dinge zu lenken, sodass man wieder fokussiert und mit vollem Bewusstsein bei der Sache ist und sich so alles wieder gut und richtig anfühlt.

Das Make Time Konzept

Und so funktioniert das Konzept:

Es handelt sich um ein einfaches 4 Stufen-Modell, bestehend aus

Im ersten und wichtigsten Schritt geht es darum, sich am Abend zuvor oder morgens das „Highlight“ des Tages zu definieren.

Frag dich: „Was hat morgen oder heute für mich die höchste Priorität? Was ist an diesem Tag jene Aufgabe oder Aktivität, die ich unbedingt machen möchte und für mich persönlich am wichtigsten ist?“ Ein Konzept erarbeiten, die Inhalte für eine Präsentation ausarbeiten, den Abend mit Freunden in einer Bar verbringen, für seinen Lieblingsmenschen ein feines Abendessen auftischen, zum Training gehen? Ganz egal, das persönliche Highlight kann alles sein.

Ist das Highlight definiert, sorgt der „Laserstrahlmodus“ dafür, dass ich mich von allen möglichen Ablenkungen schütze um für mein Highlight Zeit und volle Aufmerksamkeit zu bekommen. Hierfür liefern Jake & John im Buch haufenweise praktische und von ihnen selbst ausprobierte Taktiken, Tricks und Gewohnheiten, die einem helfen sich in diesen Laserstrahlmodus zu begeben. Hier laden sie auch zum Experimentieren ein, um herauszufinden, was für einen selbst funktioniert und was weniger. Tipps wie man z. B. sein Smartphone ablenkungsfreier konfiguriert, wie man besser mit Social Media und Push-Notification-Terror umgeht, Zeit blockt oder Räume und Umgebung umgestaltet. Es ist für jeden was Nützliches dabei.

Taktiken und Tipps zum Energie Tanken helfen um Kontrolle über Zeit und Aufmerksamkeit und somit den „Laserstrahlmodus“ zu wahren.

Und schlussendlich am Ende des Tages wird alles reflektiert. Hat alles geklappt? Habe ich mein Highlight geschafft? Haben mir die ausgewählten Taktiken geholfen? Wenn ja, wunderbar. Wenn nicht, einfach eine andere Taktik ausprobieren. Diese Flexibilität ist ebenfalls eine große Stärke dieses Systems.

Das wars. Wer sich nun was Kompliziertes erhofft hat, den muss ich enttäuschen. „Make Time“ ist absolut easy mit großem Impact und gerade deswegen find ich es toll. Insgesamt findet man 87 praktische Tipps um dieses Konzept für sich anzuwenden.

Wie ich das „Make-Time“-Konzept anwende

Ich für mich lege jeden Abend für den nächsten Tag zwei Highlights fest. Ein Berufliches und ein Privates. Anstatt jeden Tag sechs Dinge gleichzeitig zu machen, konzentriere ich mich nur mehr auf genau ein Ziel am Tag. Kleinkram bündle ich und erledige ich am Nachmittag, wo ohnehin meine Konzentration nachlässt. Damit mir keiner reinpfuscht, block ich die nötige Zeit um das Highlight zu bearbeiten auch im Kalender. Mit dem privaten Highlight gönn ich mir jeden Tag was Gutes für mich abseits dem Business.

Ich liebe Instagram, aber die App ist auf meinem Smartphone nun nicht mehr direkt am Homescreen und damit zück ich sie nicht automatisch in jeder kleinen Gedankenpause raus und begebe mich nicht mehr in die Gefahr minutenlang darin zu versinken. Push-Notifications wie Slack und E-Mail sind auf meinem Notebook sowie Smartphone alle abgedreht und ich seh nur zu bewussten Zeiten nach neuen Messages nach. Mit Kopfhörer und Hans Zimmer Musik schließlich, begebe ich mich in „The Zone“ und lass mich von niemandem stören. Als UX / UI Designer kannst du dich nicht für 20 min hinsetzen und ein bisschen was arbeiten und dich dann von irgendeiner Ablenkung rausreißen lassen. Da kommt null Brauchbares raus.

Diese Tricks (und noch einige andere) helfen mir in einem Zeitblock und ungestört von der Außenwelt mich voll auf meine Arbeit zu konzentrieren und viel produktiver zu sein als mit allen bisherigen Methoden. Mit dem Unterschied, dass es sich gut anfühlt und ich bewusst bei der Sache bin.

Ebenfalls hab ich mir, so gern ich auch arbeite, einen täglichen „Dienstschluss“ gesetzt. Denn auch wenn du denkst, es geht noch mehr, du, dein Hirn, dein Geist und dein Körper brauchen die Pause. Im Kraftsport kannst du dich auch nicht täglich mit deinem Maximalgewicht ins Aus ballern. Du landest irgendwann in einem Loch mit kaputtem Nervensystem. Das Gleiche gilt für den Beruf. Hier wird die eine oder andere Stimme sagen, „Das ist in meinem Job nicht möglich, ich muss meine vorgegebenen Termine und Deadlines einhalten.“ Wenn dich das auslaugt, liegt’s an der falschen Planung und wenn du dich generell in einer Umgebung befindest, die dich gerne „verheizt“, solltest du dich fragen, ob diese Umgebung wirklich die richtige ist, um dein Leben darin zu verbringen.

Und meine absolute Lieblingstaktik aus den insgesamt 87 praktischen Tipps, Tricks und Gewohnheiten ist jene, dass ich mich morgens bis ich in der Arbeit bin, aus allen Medien und Messengern ausklinke. Früher checkte ich gleich bereits früh Instagram, Facebook, E-Mails und Slack und reagierte dann auch dementsprechend auf Content und Nachrichten. Nun beginn ich aber jeden Tag „jungfräulich“ und frei im Kopf und genieße einfach Frühstück und Kaffee. A herrliche Gschicht. Ich liebe dieses Buch.

Und was macht ihr so?

Was habt ihr schon alles probiert in Richtung Selbstoptimierung, Effizienzsteigerung oder Besinnung auf Achtsamkeit? Was hat bei euch funktioniert, was nicht? Was tut euch gut, womit seid ihr gescheitert? Lasst es mich wissen 🙂