Daily Standup – das produktive 15 Minuten Meeting

Original vom 24.06.2014, upgedatet am 03.11.2020.

Daily Standup ist eine Methode aus SCRUM. Dabei handelt es sich um ein Projektmeeting von höchstens 15 Minuten, bei dem der aktuelle (Projekt)Stand, mögliche Probleme und Hindernisse und die Tasks für den Tag besprochen werden.

So hat man nicht nur im Projektmanagement einen besseren Überblick, sondern auch Teammitglieder haben mehr Verständnis für und Ahnung von den Aufgaben und Herausforderungen der anderen.

Unser Standup ist ein genereller Start in den Tag – also nicht auf ein konkretes Projekt bezogen – und das gesamte Team nimmt daran Teil. Es ist jeden Tag zwischen 9:15 und 9:30 angesetzt, und wird nur äußert selten und sehr ungern überzogen.

Der Reihe nach erzählt jeder wie es ihm heute geht, an welchen Dingen er/sie am Vortag gearbeitet hat und was heute am Programm steht.

Einschub – wir haben noch eine zweite Art der Abstimmung – das Projekt-Statusmeeting. Hier updaten sich pro Projekt die beteiligten Personen wöchentlich 15 Minuten lang. Dazu erzählen wir euch bald in einem anderen Blogbeitrag mehr.

Seit diesem Jahr und in Verbindung mit unseren Statusmeetings ist gerade die Gefühlslage das Allerwichtigste am Stand-up. Es ist der Moment um allen mitzuteilen, dass man heute besonders schlecht geschlafen hat. Oder man erzählt, welche spannenden Dinge sich im Privaten so tun. So bauen wir ein besseres Gespür füreinander auf und können auf die Gemütslagen der KollegInnen besser eingehen.

Wir bekommen so auch mit, an welchen Projekten jeder zurzeit arbeitet, wer besonders ausgelastet ist oder wiederum nach neuen Herausforderungen sucht. Probleme und Hürden können erkannt werden, bevor sie zu Problemen werden.

Das Standup motiviert uns auch alle dazu, organisierter zu sein und setzt voraus, dass sich jeder kurz Gedanken über seinen kommenden Arbeitstag macht. Niemand von uns kann sich einen Morgen ohne die tägliche Abstimmung mehr denken.

Zwischen 2014 und Anfang 2020 verwendeten wir Post-It’s und eine Pinnwand, die in Spalten mit den Namen eines jeden Kollegen unterteilt ist. An dieser Wand trafen wir uns jeden Morgen in 15 Minuten zu besprechen, was am Tag davor gut/schlecht gelaufen ist und was die Aufgaben sind, die an diesem Tag erledigt werden sollen.

Pro Post-it wurde eine Aufgabe bzw. mehrere Aufgaben pro Projekt notiert. Wer also gerade an der Reihe war, nahm bereits erledigte Post-it’s ab und hängte neue mit den Tasks des Tages auf.

Eine zweite Pinnwand diente als „Speicher“ für Dinge, die entweder weiter in der Zukunft lagen als diesen Monat oder noch keinen konkreten Zeitrahmen hatten.

Aber dann kam Corona & unser Team wuchs von neun auf 16 Personen. Was für Adaptionen haben wir also vorgenommen?

Während der Lockdown-Zeit von März bis Juni haben wir gemerkt, dass unser Stand-up wirklich essenziell ist, um unser Teamgefühl aufrecht zuhalten und einen weiteren Grund zu bieten, morgens aus dem Bett zu kommen.

Kurzerhand haben wir also einen Kalendereintrag „Digitales Standup“ hinzugefügt, wo sich jede/r von uns zwischen 9:15 und 9:30 in einem Videocall traf, um den Tag zu besprechen. Das digitale Standup kommt ohne Post-it’s aus – der Ablauf bleibt aber der Gleiche.

In Zeiten der Ungewissheit und plötzlichem Gefühl der Isolation haben wir also einen Weg gefunden, gemeinsam in unseren neuen Arbeitstag zu starten. Es tut einfach schon gut, die Gesichter der Kollegen zu sehen, ein paar Witze aus dem Alltag auszutauschen und so motiviert in den neuen Tag zu starten.

Nachdem unser Team im September und Oktober stark gewachsen ist, haben wir das Standup kurzerhand abgeschafft. Mit so vielen Menschen ist das Standup zu einem längeren Meeting explodiert, gerade stark ausgelastete Kollegen konnten die Geduld für das mittlerweile 30-40 minütige Meeting aufbringen.

Aber nach nur zwei Monaten haben wir gemerkt, dass uns alten Hasen unser gutes altes Standup und damit das Gespür für die Kollegen und ihr Leben so fehlt, dass wir es wieder zurück holten. Jetzt ist allerdings das Standup in zwei Teams aufgeteilt. Jede Woche werden die Gruppen neu ausgelost, sodass man nicht immer die gleichen KollegInnen im Standup sieht.

Unsere Erfahrung bisher? Wir lieben es. Der zweite Lockdown ist dadurch wieder einmal erträglicher und auch unsere Arbeit profitiert von dem starken Teamgefühl.

Wie ihr also seht, haben wir die Idee des Standups genommen und es mit kleinen Adaptierungen an unseren Alltag angepasst – sogar mehrmals, da sich in sechs Jahren die Welt um uns herum verändert hat.

Das Daily Stand-up muss und soll ein organisches Abstimmungsmeeting sein, dass auf die Bedürfnisse des Unternehmens, der Projekte und der Teammitglieder angepasst werden soll. Deshalb sind diese Erfahrungen von jedem selber zu machen. Wichtig ist es dabei den Fokus nicht zu verlieren und empathisch zu sein, um Störungsfelder zu erkennen und gleich darauf zu reagieren.

Was macht ihr zur Abstimmung? Verwendet ihr ein Daily Standup?