Effizienz vs. Innovation

Ordnungsfreak, Bürokrat oder i-Tüp­ferl-Rei­ter sind nur ein paar von den bezaubernden Spitznamen, die ich hier bei uns zu hören bekomme. Dadurch ist es wohl gleich ziemlich offensichtlich: Ich stehe auf Regeln und Ordnung! Gerade wenn es aber um Innovation geht, können genau diese zwei Dinge alles zerstören. In diesem Artikel möchte ich euch über den Unterschied zwischen Effizienz und Innovation erzählen und warum wir beides benötigen.

Effizienz

Beginnen wir mit der Effizienz. “Das Ziel ist, mit einem möglichst geringen Aufwand einen gegebenen Ertrag oder mit einem gegebenen Aufwand einen möglichst großen Ertrag zu erreichen” (Wikipedia). Deshalb wird Effizienz auch Wirtschaftlichkeit genannt. Je geringer der Aufwand für ein Ziel, desto größer ist der Gewinn. Ein einfaches aber fundamentales Prinzip unserer Wirtschaft.
In unserem digitalen Business ist die hauptsächliche Ressource Zeit. Je schneller ich arbeite, desto mehr Projekte kann ich umsetzen. Das oberste Ziel ist es also, schnellstmöglich zu arbeiten, ohne Verlust der selbst gesetzten Qualitätsziele. Hierfür gibt es drei wichtige Tipps.

1. Ablenkungen vermeiden

Was hier zählt ist der Fokus. Konzentriere dich auf das eine Todo. Teile große Aufgaben in kleinere auf und arbeite step-by-step. Schaffe dir eine Arbeitsumgebung die genau das unterstützt. Wer daheim arbeitet, darf sich nicht von Familie oder Haushalt ablenken lassen. Arbeitszeiten sollten deshalb genau definiert sein. Das muss aber nicht 9 – 18 Uhr sein. Das können genauso gut mehrere Blöcke pro Tag sein. Aber auch im Büro ist dies möglich. Bei uns haben wir genau dafür Rückzugsräume, in denen man ungestört arbeiten kann. Außerdem haben wir eine “Do not talk to headphones”-Policy: Jeder der Kopfhörer auf hat, wird nicht angesprochen, denn er möchte gerade ohne Ablenkung arbeiten.
Wir sind aber auch keine Maschinen und haben gute und schlechte Tage. Genauso ticken wir während eines Tages unterschiedlich, sind manchmal müde, schlecht drauf oder von anderen Themen abgelenkt. Hör auf deinen Körper und finde für dich selbst heraus, wie und wann du am besten arbeiten kannst. Ein Arbeitsumfeld, das dich dabei unterstützt, ist hier viel wert.

2. Prozesse und Guidelines

Jedes Unternehmen hat Prozesse. Ein Prozess beschreibt den Weg zu einem bestimmten Ziel, das sowohl ein Produkt als auch eine Dienstleistung sein kann. Bei uns sind die Gestaltung eines Designs, die Umsetzung einer Webapp, die Erstellung eines Chatbots also Prozesse und diese gliedern sich wiederum in Teilprozesse und Guidelines.
Guidelines beschreiben die einzelnen Arbeitsschritte eines Prozesses und bringen Ordnung und Struktur in die Arbeit. Im Beispiel eines Designs würden diese z.B. beschreiben wie wir Photoshop oder Illustrator Dateien strukturieren oder wo wir sie ablegen.
Es klingt trivial und das ist es auch. Trotzdem ist vielen die Auswirkung dieser kleinen Dinge nicht bewusst. Es macht einfach schon einen Unterschied, ob man einen Unterstrich oder einen Bindestrich im Dateinamen verwendet. Regeln haben einen Sinn und jemand sich dazu Gedanken gemacht. Natürlich können sie hinterfragt werden, aber solange sie bestehen, sollten sie auf jeden Fall beachtet werden.
Hier kann sehr viel Zeit gespart werden, wenn Fragen nicht immer wieder neu gestellt werden müssen. Und wie wir wissen ist Zeit Geld. Lieber ein Meeting mehr, in dem Guidelines aktualisiert und erweitert werden, als die Produktivität leiden zu lassen. Und ich kann euch versprechen sie wird darunter leiden, wenn man nicht stetig an seinen Guidelines und Prozessen arbeitet. Genauso wie sich unser Geschäftsfeld und wir uns ständig weiterentwickeln, muss das die Firma auch tun.

3. Tools

Apropos Zeit sparen: Um richtig effizient zu arbeiten, brauchen wir auf jeden Fall Hilfe! Jeden Tag gibt es dutzende Aufgaben die wir automatisieren oder optimieren können. Hier geht es darum die richtigen Tools zu finden, die uns bei der Arbeit unterstützen. Für einen Programmierer wie mich ist das zum Beispiel mein Editor / IDE. Darin verbringe ich jeden Tag zahlreiche Stunden und je besser ich mich darin auskenne, desto schneller kann ich arbeiten. Hier sind Shortcuts Gold wert.

RHYTHMUS ERSETZT KRAFT

Helfen kann dir auch ein Tool wie Alfred, das deine Produktivität bei der täglichen Arbeit am Mac steigert. Genauso kann es hier aber auch um firmeninterne Systeme gehen die z.B. eine Fabrik steuern. Lass dir bei deiner Arbeit helfen und konzentriere dich auf die Aufgaben, die dir niemand abnehmen oder erleichtern kann. Gibt es einen Prozess der dich an deiner Arbeit hindert oder viel Zeit kostet? Sprich es an, denn ohne Feedback weiß man über mögliche Probleme gar nicht Bescheid. Hat deine Firma kein offenes Ohr für dich, dann such dir eine neue. Es wird nicht besser werden.
Besonders passend finde ich dieses Zitat von Mario Weiß. (Organisationsentwickler bei Trigon)

RHYTHMUS ERSETZT KRAFT UND RUHE UND ROUTINE MACHEN GEGENWÄRTIGE DINGE ERFOLGREICH (MÜLLABFUHR, AUDI FABRIK ETC.)

Insgesamt braucht man aber vor allem eines: Ordnung!

Innovation

Innovation ist im Prinzip genau das Gegenteil von Effizienz. Innovation kann Effizienz steigern, aber der Prozess bis zur Innovation hat damit nichts zu tun. Innovation ist das Ausbrechen aus bestehenden Systemen, um eine Erneuerung zu schaffen. Außerdem verbinden wir Innovation immer mit einem Mehrwert. Aber wie schafft man Innovation?
Genau das ist das Schwierige: Es gibt keine Anleitung zu Innovation. Trotzdem gibt es Möglichkeiten sie zu fördern. Hierfür habe ich auch ein paar wichtige Tipps.

1. Lass dich stören

Damit Innovation überhaupt entstehen kann, benötigt es eine Störung. Diese Störung kann von außen oder von innen kommen. Das kann z.B. ein neues EU Gesetz sein, wodurch du deine bisherige Arbeitsweise ändern musst. Wir haben einige Kunden, die gerade so eine Störung zu spüren bekommen. Ein Beispiel für eine Störung von innen könnte der Vorstand sein, der die Verkaufszahlen steigern möchte. Genauso könnte es aber auch ein einzelner Mitarbeiter sein, der mit einem bisherigen Prozess nicht zufrieden ist.

CHAOS IST DER BESTE FREUND VON INNOVATION

2. Der Ausbruch

Damit Platz für Innovation ist, muss man aus dem bisherigen System / Alltag ausbrechen. Dabei kann ein Location-Wechsel helfen. An Orten, die wir mit Effizienz und Routine verbinden, fällt es uns schwer, alte Muster zu verlassen.
Der sogenannte Tapetenwechsel hilft wirklich. Besonders bei Kunden sehen wir, wie viel Unterschied es macht, wenn wir einen Workshop in unseren Räumlichkeiten abhalten, anstatt bei ihnen. Mitarbeiter blühen richtig auf und es entstehen wunderbare, neue Ideen und konstruktive Diskussionen. Das liegt aber auch an unserer offenen und modernen Arbeitskultur die wir ausstrahlen und die ansteckend ist 😉

3. Freiräume bieten

Außerdem sind Freiräume wichtig. Das kann genauso Geld, wie auch Zeit bedeuten. Immer häufiger sieht man Firmen, die ihren Mitarbeitern Platz für Eigenprojekte und Selbstentwicklung bieten. Das kann z.B. ein Tag in der Woche sein, an dem nur an solchen Projekten gearbeitet wird. Bei uns liegt der Eigenprojektanteil bei ca. 30% und ist daher ein großer Bestandteil unserer Kultur.

4. Das richtige Innovations-Team

Man sollte sich von Personen, die “nicht wollen” oder immer dagegen sind, lösen. Wenn es um Innovation geht ist kein Platz für sie. Es darf bei der Ideenfindung keine Grenzen geben und alles muss erlaubt sein. Jede Einschränkung kann den Findungsprozess hindern. Chaos ist der beste Freund von Innovation. Man muss eine Kultur schaffen, die Neues unterstützt und fördert. Nur eine Entscheidung von einem Vorstand alleine wird nichts ändern. Das System muss sich ändern! Denn erst dann können wir uns ändern und unser Gehirn lernt wieder neue Wege zu gehen.

Was ist nun wichtiger?

Selbst wenn man all diese Dinge beachtet gibt es keine Erfolgsgarantie. Mit viel Aufwand, Herz und Motivation hat man aber eine Chance auf echte Innovation. Danach geht es aber gleich wieder zurück zum ersten Punkt, der Effizienz. Denn wenn Innovation nicht effizient umgesetzt werden kann, wird sie scheitern.
Eines ist klar: Wir brauchen beides. Effizienz sichert uns am Markt einen Platz und Innovation treibt uns und unsere Kunden voran ins nächste Zeitalter der Digitalisierung. Ordnung und Chaos sind dabei unsere Tools.