Die perfekte To-Do-Liste: von Zielen, Zielen und Aufgaben

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Eigentlich wollte ich einen Blogartikel schreiben über Produktivität und Listen und bin nach kurzer Recherche bei den To-Do-Listen hängengeblieben. Schnell habe ich gemerkt: wenn man sich über Aufgabenauflistungen Gedanken macht, hat die deutsche Sprache einige Limitierungen (und das nicht nur beim Namen). Die Begrifflichkeiten sind jedoch wichtig, wenn man sich über eine gute To-Do-Liste unterhalten will. Deshalb erkläre ich hiermit einmal den Unterschied zwischen Zielen und Zielen und was Aufgaben damit zu tun haben. Anhand eines Beispiels werde ich versuchen zu erklären, wie Tasks auf einer To-Do-Liste aussehen sollen, um zur Produktivität beizutragen.

Im Englischen gibt es die sinnvolle Unterteilung in goal und objective. Eine genaue Differenzierung gibt es im Deutschen leider nicht. Ein goal kann man jedoch als großes Gesamtziel beschreiben: zB „mehr Freunde treffen und Beziehungen vertiefen“ oder „die beste Corporate Website für einen Fliegengitter-Hersteller zu machen“. Als objective kann ein Einzelziel oder eine Zielsetzung beschrieben werden zB „jede Woche einen Freund/Freundin treffen“ oder „die Seitenaufrufe auf der Webseite des Fliegengitter-Herstellers um 20 % steigern“.
Wie man hier schon erkennen kann, gibt es große Unterschiede zwischen Zielen und Zielen. Während goals schwer in einzelne Aufgaben unterteilt werden können, geht es für objective schon viel einfacher.

[Tweet „Goals können schwer in Aufgaben unterteilt werden, bei objectives geht das einfacher.“]

Goals sollten nicht auf der Aufgabenliste stehen, da sie schwer zu messen sind und eher entmutigen, da es keinen klaren Erledigt-Status gibt. Bevor man jedoch eine To-Do-Liste erstellt, ist es sinnvoll sich über das Gesamtziel Gedanken zu machen, sie geben Ziel und Richtung vor auf dem Weg zu größerer Erfüllung. Das heißt aber auch, dass es eventuell mehr als eine To-Do-Liste geben muss.
Objectives sind zwar definierte Einzelziele, können auf einer To-Do-Liste jedoch auch zu Frustration führen, da sie noch keine klaren Aufgaben darstellen.
Aufgaben sind einfache Handlungen, die einen vorgebenden Zeitpunkt, ein definiertes Ende, klare Anweisungen haben und in mindestens 3 Stadien (offen, in Arbeit, erledigt) unterteilt werden können.

[Tweet „Objectives sind Einzelziele, können auf einer To-Do-Liste jedoch auch zu Frustration führen.“]

Nehmen wir noch einmal das Beispiel vom Anfang her: „mehr Freunde treffen und Beziehungen vertiefen“. Hier habe ich als Einzelziel „jede Woche eine/n Freund/Freundin treffen“ definiert, es kann aber auch folgendes Einzelziel zusätzlich der To-Do-Liste Richtung geben: „jede Woche 2 Freunde anrufen“ oder „Spieleabend organisieren“.
Da das aber noch keine klaren Aufgaben sind, muss für eine funktionierende Liste noch weiter unterteilt werden. Punkte auf der To-Do-Liste können dann folgende stehen:
Dienstag, 13. August, 14:00: Anna anrufen, Termin für Treffen am 16. August ausmachen
Donnerstag, 14. August, 18:00: Tom anrufen und nach seinem Fußballspiel fragen
Samstag, 16. August, 20:00: Anna treffen

[Tweet „Der klar definierte Zeitpunkt gibt den Aufgaben auf To-Do-Listen Wichtigkeit. „]

Der klar definierte Zeitpunkt gibt den Aufgaben Wichtigkeit. Wenn man schon vorher weiß, wann etwas gemacht werden muss, hat man weniger Möglichkeiten Ausreden zu erfinden oder den Task aufzuschieben. Aufgaben mit einer klaren Agenda wie „Termin ausmachen“ oder „nach Fußballspiel fragen“ geben zusätzlich Struktur und Halt.
Wer sich zusätzlich schwer tut, Aufgaben zum angegebenen Zeitpunkt zu erledigen, kann sich auch ein „Ablaufdatum“ (der letztmögliche Zeitpunkt) setzen.

Welche Erfahrungen habt ihr schon mit To-Do-Listen? Führt ihr generell welche und wie kommt ihr damit zurecht?