Der Besprechungstisch – unnötiges Artefakt oder immer noch notwendig?

Der Besprechungstisch – ein Möbelstück, das in fast jedem Unternehmen gefunden werden kann und zu dem viele eine Hassliebe entwickelt haben. Die meisten können sich Meetings ohne ihn nicht vorstellen – doch sind Besprechungstische wirklich notwendig?

Wie jetzt? Ohne Tisch?

Bevor ich näher auf die Vor- und Nachteile von tischlosen Besprechungen eingehe, möchte ich euch zunächst ein paar Möglichkeiten aufzeigen, wie das alles überhaupt ohne Tisch funktionieren kann. Meine Beispiele beziehen sich dabei auf Meetings, bei denen nicht mehr als 15 Personen teilnehmen, wobei sicherlich einiges auch für größere Gruppen funktioniert.

Besprechungsräume sind ja meistens doch eher größer, was bedeutet, dass es ziemlich einfach ist, für verschiedene Meetings die richtige Örtlichkeit zu schaffen. Für schnelle Brainstormings am Whiteboard braucht es nur einen Stehtisch, wo Gläser und Laptops abgestellt werden können. Das Meeting selbst lässt sich problemlos im Stehen abhalten. Bei längeren Kreativ- oder Casual-Meetings können sich Personen auf Hocker setzen, dazu gibt es noch ein paar Beistelltische als Ablagefläche. Für ernste, sehr wichtige Meetings, reicht es oft, einen kleineren Tisch mit normalen Sesseln (also mit Lehne) zur Verfügung zu stellen, zB einen runden Tisch für 4 Personen, da, zumindest bei uns, meistens gar nicht mehr Personen beteiligt sind.

Ich glaub, ihr versteht wohin es geht – das lässt sich alles einfach selbst bestimmen: welche Meetings halten wir im Besprechungsraum ab und welche Möbel brauchen wir dafür? Das tolle ist, dass so wirklich vieles abgedeckt werden kann, wenn man gewillt ist, auch mal ein paar Hocker und Tischchen zu verschieben. Klar ist auch, dass es in Meetings, in denen Personen stehen oder auf Hockern sitzen, mehr Pausen gemacht werden müssen. Außerdem sollte immer darauf geachtet werden, dass es genug Ablageflächen gibt, die einfach zu erreichen sind.

Nun ist natürlich die Sache so: Klingt ja nett und logisch, aber ein Besprechungstisch hat durchaus seine Berechtigung! Das mag wohl stimmen, und ich denke es ist auch vernünftig einen zu haben, wenn man mehrere Besprechungsräume hat und es da dann aber auch Räume ohne gibt. Nun soll es darum gehen aufzuzeigen, was jetzt für und gegen tischlose Besprechungen spricht.

Hüter von Ordnung und Getränkegläsern

Besprechungstische haben einige Vorteile die man nicht leugnen kann. Es ist einfach bequem auf einem Sessel an einem Tisch zu sitzen – es lässt sich in vielen verschiedenen Positionen sitzen, von aufrecht bis herumlungernd. Auch ist so ein Tisch natürlich ungeheim nützlich, weil er in erster Linie dazu dient, Dinge darauf abzustellen, also seinen Laptop, Notizbuch, Getränke etc. Was auch für viele super ist: es herrscht Ordnung! Es lässt sich recht einfach koordinieren wer wo sitzt. Es ist möglich, dass alle einander und auch auf die Beamerwand oder den Bildschirm sehen (sollte zumindest so sein). Je nach Tischaufstellung kann sich niemand so einfach verstecken, oder unbemerkt auf seinem Smartphone Solitär spielen (würde man zumindest meinen…). Während unangenehmen Meetings ist so ein Tisch auch recht hilfreich um sich zu schützen – da ist eine Barriere zwischen mir und meinem Kontrahenten, Chef oder wem auch immer, mir kann nichts passieren.

Es gibt noch etliche andere Vorteile, die den Besprechungstisch in seiner Daseinsberechtigung bestätigen. Aber das heißt nicht, dass auf diese Vorteile verzichtet werden muss, wenn kein Tisch vorhanden ist – es muss nur ein Konzept erstellt werden, das diese und neue Vorteile unterbringt.

égalité, efficacité, productivité (Gleichheit, Effizienz, Produktivität)

Nun, was hat man davon wenn Personen bei Meetings nicht mehr so bequem sitzen können? Ein großer Vorteil ist, dass Besprechungen oft flotter abgewickelt werden, die Leute kommen schneller zum Punkt und Meetings werden weniger künstlich in die Länge gezogen. Das Setup ist auch nicht so einladend zum Lümmeln und kann die Teilnahmebereitschaft erhöhen. “Aufeinander zugehen” – hört man oft, aber wie soll das gehen an einem Besprechungstisch? Es ist toll, wenn Personen sich frei im Raum bewegen, wirklich aufeinander zugehen können, wenn sie miteinander sprechen. Auch beispielsweise Brainstormings können so agiler werden und die Ideenfindung ist auch oft einfacher. Ein weiterer schöner Effekt ist, dass man zwar weniger einfach kontrollieren kann, wer sich wo im Raum befindet, sich dadurch aber auch gleich Hierarchien etwas lösen können. Alle sind gleichwertig in ihrer Position im Raum, es gibt keinen der am Tischende, am Platz der Macht sitzt und Teilnehmer dadurch einschüchtert. Durch gelockerte Hierarchien trauen sich Mitarbeiter auch mehr zu sagen, was in einem klassischeren Setup vielleicht nicht so möglich wäre. Außerdem braucht man keinen Schutz durch eine Barriere, wenn alle gleich sind (im Idealfall). Dadurch, dass die gesamte Meeting-Situation aufgelockert wird, wird auch etwas Druck aus den Köpfen der Teilnehmer genommen, woraufhin sie sich einfacher einbringen können.

 “Aufeinander zugehen” – hört man oft, aber wie soll das gehen an einem Besprechungstisch?

Unser Experiment

So weit so gut – in der Theorie zumindest. Wir haben uns jetzt auch für einen Meeting-Raum ohne großen Besprechungstisch entschieden und haben dafür aber verschiedene andere Sitzmöbel und Ablageflächen besorgt, die in verschiedenen Szenarien eingesetzt werden können. Bis jetzt sind wir sehr zufrieden mit dem neuen Setup. Wie sich der Raum mit verschiedenen Kunden im Laufe der Zeit bewährt wird sich zeigen. Vor allem sind wir gespannt darauf, wie Workshops, wie zum Beispiel Design Thinking, in dieser neuen Umgebung klappen werden. Eigentlich sollten wir nun die idealen Voraussetzungen dafür haben. Vielleicht wird es in Zukunft einen weiteren Artikel dazu auf unserem Blog geben, in dem wir berichten können wie es so läuft ohne Besprechungstisch.