JOSKO ENJIN

Das intelligente Programm ist ein Meilenstein in der Digitalisierung des Unternehmens. Johann Scheuringer, CEO JOSKO, Weitblick-Magazin März 2019 (JOSKO-intern)

MEILENSTEIN

Was wir gemacht haben

Ende 2017 trat JOSKO Fenster & Türen an uns mit dem Vorhaben heran, eine Art Intranet zu kreieren. Hinter dem auf den ersten Blick relativ simplen Vorhaben verbarg sich jedoch etwas weitaus Größeres und Tiefsinnigeres.

Vision war es, ein Portal zu schaffen, das langfristig eine Harmonisierung aller unternehmensinternen Prozesse und Systeme von JOSKO erlaubt, angefangen von Zeitstempelungen über Eventmanagement bis hin zu spezifischen Arbeitsprozesses über sämtliche Abteilungsbereiche hinweg, vom Werk bis zum Büro. Gleichzeitig sollte dieses Portal das wichtigste zentrale Informations- und Kommunikations-Medium für sämtliche Mitarbeiter und Partner von JOSKO werden. Mit diesem Vorhaben solle der Startschuss in die digitale Transformation des gesamten Unternehmens erfolgen.

Doch digitale Transformation bedeutet für JOSKO allerdings nicht nur Systeme und Prozesse zu erneuern, sondern vor allem auch einen kulturellen Wandel im Unternehmen anzustoßen. Das Portal soll so auch einen wesentlichen Beitrag dazu leisten, die familiären Werte des Unternehmens auszubauen und die “JOSKO-Familie” noch stärker miteinander zu einen als dies bisher schon der Fall war.

JOSKO ist bekannt für seine hochqualitativen Produkte und Dienstleistung und hat sich damit eine führende Position in der Branche gesichert. JOSKO steht für Qualität, Einzigartigkeit, Individualität, Innovation und Self-Made. Nicht nur außen, sondern auch innerhalb der JOSKO-Familie. 

Demnach war es für uns selbstverständlich, dass dieser Anspruch sich auch im neuen Portal unbedingt widerspiegeln musste –  in seiner Funktion, in seinem Design, in seiner ganzheitlichen User Experience. Auf einer bereits fertigen Lösung aufsetzen kam für JOSKO daher nicht in Frage, sondern ein von uns maßgeschneidertes Produkt, von Grund auf neu konzipiert und abgestimmt auf die Anforderungen und Wünsche der Menschen bei JOSKO.

Kurz darauf war für das große Vorhaben auch der perfekte Name geboren, der die Werte dieses Systems widerspiegeln soll – ENJIN. Every Day, News, Joy, Innovation, Network. ENJIN – wie ein Motor, dynamisch, antriebsvoll und der Kern von etwas Großem. Das wird ENJIN für die digitale Zukunft von JOSKO sein.

Bei der Entwicklung von ENJIN war uns wichtig, dass auch wirklich alle Details für uns stimmen: keine Software von der Stange, sondern eine Anwendung, die exakt für unsere Anforderungen, Wünsche und Prozesse passt und weiterentwickelt werden kann. Natürlich mit einem hohen Anspruch an Design, Performance und User-freundlichkeit, kurz gesagt die berühmte User Experience Stefan Hafner, MSc., Digital Project Manager JOSKO

Hausgemacht

ENJIN wird zukünftig eine tragende Rolle innerhalb von JOSKO spielen. Sie wird die Art und Weise, wie die Menschen bei JOSKO kommunizieren, zusammenarbeiten und sich informieren wesentlich verändern und einen kulturellen Wandel mit sich ziehen.

Diejenigen die uns kennen wissen, dass sich unsere Arbeitsweise durch starkes Einbeziehen von Nutzern und schnelles Produzieren von Ergebnissen auszeichnet. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Erwartungen auch wirklich erfüllt werden, ein wirklicher Mehrwert geschaffen und eine ausgezeichnete User Experience erreicht wird.

Das Systemkonzept – „It’s a Dashboard.“

Was das Systemkonzept anbelangt, war für uns klar, dass ein Dashboard-System mit Widgets die beste Lösung für die Realisierung von ENJIN ist. Dashboards sind vielfältig einsetzbar, bieten ein flexibles Modulsystem wodurch sie unendlich erweiterbar und damit zukunftsfit sind. Weiters zeichnen sie sich durch ihren Charakter, ein persönliches Cockpit für seine NutzerInnen zu sein, aus. Zudem sind Dashboards, wenn es um mächtige und komplexe Web-Applikationen geht, DER digitale State-of-the-Art Touchpoint. Das Widget-Konzept erlaubt es uns, sämtliche unterschiedlichen Themenbereiche von Josko im System in einer optimalen Struktur abzubilden, aufzubauen und zukünftig um viele neue Themen einfach zu erweitern ohne der Gefahr mit der Zeit den üblichen “Wildwuchs” zu erzeugen.

Die Mitarbeiter bestimmen den Erfolg

Die Zusammenführung sämtlicher Prozesse in ein einziges systemübergreifendes Portal, ist mit einer tiefgreifenden Veränderung von Workflows, täglicher Routinearbeiten und Kommunikationswege aller Menschen bei Josko verbunden.

Das Commitment der Mitarbeiter ist daher der wichtigste Treiber für den Erfolg des Projektes und dieses kann nur durch einen Wandel vom MUSS zum WOLLEN erzielt werden. Es ist daher essentiell die Mitarbeiter langsam von innen heraus von der Veränderung zu begeistern und die Modernisierung von Prozessen durch neue Systeme keinesfalls als Zwang von außen erscheinen zu lassen. ENJIN lebt oder stirbt durch das Engagement seiner User.

Daher war es unabdingbar, dass die Menschen, durch welche ENJIN zum Leben erweckt werden soll, von Beginn an in den Entstehungsprozess miteingebunden und “aufgeladen” werden. Dies geschah durch Interviews mit Mitarbeitern, User-Tests wo Mitarbeiter das erste Mal Hand anlegen konnten und immer wieder von JOSKO intern eingestreute Info-Häppchen, die die Neugierde anregten. Es entstand das Gefühl, dass gemeinsam etwas geschaffen wurde. Die Willkommensfreude war daher immens, Angst vor Veränderung, so gut wie nicht vorhanden.

Minimum Viable Product

ENJIN ist ein Groß-Projekt mit zukünftig massivem Impact auf Arbeits- und Unternehmenskultur. Eine Herausforderung und Veränderung, die nicht von heute auf morgen passiert und deshalb auch in kleinen Schritten im Unternehmen und bei den Mitarbeitern verankert werden muss.

Aus diesem Grunde wurde für die Realisierung von ENJIN eine auf Basis des “Minimum Viable Product”-Konzepts basierende Roadmap aufgestellt, die wiederum in iterativen Schritten entlang gegangen wurde, um schnell angreifbares zu produzieren und die Ressourcen sowohl auf unserer als auch auf JOSKO’s Seite intelligent und effizient einzusetzen.

Erster Schritt des Gesamt-Projekts sollte es daher sein, einen MVP von ENJIN zu erschaffen. Eine erste Version von ENJIN, die das Basis-System enthält und Funktionen, die im Vergleich zu komplexen und tiefen Arbeitsprozessen relativ “schnell” realisiert werden können, aber für die Mitarbeiter bei JOSKO dennoch einen wesentlichen Mehrwert für ihr Daily-Life bei JOSKO bieten und dafür sorgen, dass ENJIN in den Alltag der Mitarbeiter integriert wird.

Steht das MVP, wird ENJIN Schritt für Schritt um neue Funktionen und Themen laufend weiterentwickelt, bestehende Dinge kontinuierlich optimiert.

Die Basis ist geschaffen, was erreicht werden sollte, wurde übertroffen, das Onboarding aller Menschen auf ENJIN hat wie im Bilderbuch funktioniert. Es war eine tolle Arbeit, und vor allem eine wunderbare Zusammenarbeit.

Alles von neu auf maßgeschneidert zu entwickeln anstatt ein Stück fertige Software zu kaufen erfordert Mut und viel Arbeit, doch das Ergebnis am Ende zeigt absolut, dass es sich lohnt diesen Weg zu gehen. Ein Mindset, dass für JOSKO spricht, ein Unternehmen, das gerne die extra Meile geht und es dadurch schafft innovativ zu sein, langfristig erfolgreich zu bleiben und sich von der Konkurrenz abzuheben.

Jetzt begleiten wir ENJIN weiter in die Zukunft und lassen sie größer und mächtiger werden um der JOSKO-Familie noch mehr Nutzen, Möglichkeiten und Mehrwert zu bieten.

Next Steps für ENJIN:

Ärmel hoch, weiter gehts! 😉