Manage das Projekt oder es managed dich

In diesem Blogbeitrag findet ihr 5 Punkte die man sich als Projektmanager zu Herzen nehmen sollte.

Nie den Überblick über die Timeline verlieren

Der Blick auf das Timing ist beim Projektmanagement klarer Weise das Wichtigste, vor allem weil Timelines meist elastischer sind als man denkt. In jedem Projekt gibt es ungeplante Verzögerungen, die sich auch nur in den wenigsten Fällen verhindern lassen. Darum sieht die Timeline am Ende des Projektes meist nicht mehr ganz so aus wie zu Beginn. Das Wichtigste ist es hier Transparenz im Projekt zu schaffen und jeden über die Art, Dauer und den Grund der Verzögerung zu informieren. Der gute alte Jour fixe ist somit ein wichtiger Fixpunkt, dessen Bedeutung man nicht unterschätzen sollte. Es ist essentiell, den Informationsfluss im gesamten Team immer am Laufen zu halten und Störer sofort zu identifizieren. Dafür ist ein regelmäßiges persönliches Update das A und O.

Aber im Allgemeinen gilt: ohne Dokumentation kein Projekt.

Ständiger Austausch zahlt sich aus

Meetings sind ein Kostenfaktor aber gerade zu Beginn eines Projektes unerlässlich. Nach dem ersten und zweiten Meeting scheint oft alles klar, doch im Arbeiten kommen schnell wieder eine Menge Fragen auf, die es zu klären gilt. Und genau das sollte man dann auch tun: die Fragen klären. Nichts ist fataler als Unklarheiten im Raum stehen zu lassen, nur um Kosten einzusparen, denn sie werden einen im Laufe des Projektes einholen und der Grund für Fehler sein. Hier ist es die Aufgabe eines Projektmanagers dranzubleiben und die Relevanz zusätzlicher Meetings und Abstimmungen darzulegen.

Ein Kunde ist mehr als ein Kunde

Gerade die enge Zusammenarbeit mit Kunden macht Projektmanagement besonders spannend, denn jeder Kunde tickt anders. Nach einigen Projekten läuft man trotzdem schnell Gefahr ein kollektives Bild von Kunden zu entwickeln und mit einer „Es sind eh alle gleich“-Mentalität in ein neues Projekt zu gehen. Damit baut man eine Mauer, die nicht nur einem selbst, sondern auch allen Beteiligten die Zusammenarbeit erheblich erschwert. Ein Kunde ist mehr als ein Kunde, er ist vielmehr ein Partner, mit dem man gemeinsam etwas Cooles auf die Beine stellen will. Das kann nur funktionieren, wenn man eine Beziehung zueinander aufbaut und Verständnis für die Perspektive des anderen entwickelt.

 Jedes Projekt ist mit Zeitdruck verbunden und es bleibt oft wenig Platz für Empathie.

Balance zwischen Druck und Empathie

Eine weiterer wichtiger Punkt den man als Projektmanager nicht unterschätzen sollte ist es nicht nur die Seite des Kunden zu verstehen, sondern auch Empathie zwischen dem eigenen Team und Kunden zu schaffen. Das ist nicht immer ganz leicht, aber dafür umso wichtiger. Wenn im Team kein Verständnis für den Partner und seine Wünsche vorhanden ist, entsteht unbewusster Widerstand unter dem nicht nur die Beziehung, sondern auch die Qualität der Arbeit leidet. Gerade deswegen ist es wichtig, bei Kundenwünschen dem Team die dahinterliegende Intention des Kunden zu erklären. Umgekehrt muss dem Kunden vermittelt werden, warum bestimmte Lösungen nicht so einfach sind, wie man sich das vielleicht im ersten Moment vorstellt. Jedes Projekt ist mit Zeitdruck verbunden und es bleibt oft wenig Platz für Empathie. Trotzdem: Die Perspektive des Anderen zu verstehen ist die Basis für eine gute Zusammenarbeit.

Dokumentation ist Trumpf

Je größer das Projekt, desto zeitaufwändiger die Dokumentation. Aber im Allgemeinen gilt: ohne Dokumentation kein Projekt. Gerade ein großes Projekt besteht aus vielen Meetings, Telefonaten, Emails aber auch kurzen Gesprächen nach oder zwischen den Meetings. Darum ist eine schriftliche und nachvollziehbare Dokumentation ein MUSS. Eine kurze Email mit den wichtigsten Punkten als schriftliche Zusammenfassung eines Telefonats, ein Protokoll von einem Termin oder ein abgelegter Email-Verlauf helfen einem, wenn man sich nicht mehr sicher ist, was nochmal das Ergebnis der Diskussion war oder ob noch Feedback zu einem Thema ausständig ist.

Projektmanagement ist ein methodenreiches Fach über das es noch viel mehr zu sagen und sehr viel mehr zu lesen gibt. Trotzdem darf man als Projektmanager neben Timelines, Budgets und Berichten nicht darauf vergessen, dass es vor allem um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Menschen geht.