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Daily Standup – das produktive 15 Minuten Meeting

Das Daily Standup ist bereits seit 2014 nicht mehr aus dem Liechtenecker-Alltag wegzudenken. Wie die Methode funktioniert, wie sie uns den Lockdown versüßte und welche Änderungen durch das vergrößerte Team dazugekommen sind, lest ihr hier.

3. November 2020, von Natalia

Original vom 24.06.2014, upgedatet am 03.11.2020.

Was ist das Daily Standup?

Daily Standup ist eine Methode aus SCRUM. Dabei handelt es sich um ein Projektmeeting von höchstens 15 Minuten, bei dem der aktuelle (Projekt)Stand, mögliche Probleme und Hindernisse und die Tasks für den Tag besprochen werden.

So hat man nicht nur im Projektmanagement einen besseren Überblick, sondern auch Teammitglieder haben mehr Verständnis für und Ahnung von den Aufgaben und Herausforderungen der anderen.

Wie wenden wir das Daily Standup an?

Unser Standup ist ein genereller Start in den Tag – also nicht auf ein konkretes Projekt bezogen – und das gesamte Team nimmt daran Teil. Es ist jeden Tag zwischen 9:15 und 9:30 angesetzt, und wird nur äußert selten und sehr ungern überzogen.

Der Reihe nach erzählt jeder wie es ihm heute geht, an welchen Dingen er/sie am Vortag gearbeitet hat und was heute am Programm steht.

Einschub – wir haben noch eine zweite Art der Abstimmung – das Projekt-Statusmeeting. Hier updaten sich pro Projekt die beteiligten Personen wöchentlich 15 Minuten lang. Dazu erzählen wir euch bald in einem anderen Blogbeitrag mehr.

„Im Daily Standup werden die täglichen Tasks besprochen. Es soll nicht länger als 15 min dauern.“

Seit diesem Jahr und in Verbindung mit unseren Statusmeetings ist gerade die Gefühlslage das Allerwichtigste am Stand-up. Es ist der Moment um allen mitzuteilen, dass man heute besonders schlecht geschlafen hat. Oder man erzählt, welche spannenden Dinge sich im Privaten so tun. So bauen wir ein besseres Gespür füreinander auf und können auf die Gemütslagen der KollegInnen besser eingehen.

Die Vorteile des Standups für uns

Wir bekommen so auch mit, an welchen Projekten jeder zurzeit arbeitet, wer besonders ausgelastet ist oder wiederum nach neuen Herausforderungen sucht. Probleme und Hürden können erkannt werden, bevor sie zu Problemen werden.

Das Standup motiviert uns auch alle dazu, organisierter zu sein und setzt voraus, dass sich jeder kurz Gedanken über seinen kommenden Arbeitstag macht. Niemand von uns kann sich einen Morgen ohne die tägliche Abstimmung mehr denken.

Das Setup im Büro

Zwischen 2014 und Anfang 2020 verwendeten wir Post-It’s und eine Pinnwand, die in Spalten mit den Namen eines jeden Kollegen unterteilt ist. An dieser Wand trafen wir uns jeden Morgen in 15 Minuten zu besprechen, was am Tag davor gut/schlecht gelaufen ist und was die Aufgaben sind, die an diesem Tag erledigt werden sollen.

Pro Post-it wurde eine Aufgabe bzw. mehrere Aufgaben pro Projekt notiert. Wer also gerade an der Reihe war, nahm bereits erledigte Post-it’s ab und hängte neue mit den Tasks des Tages auf.

Eine zweite Pinnwand diente als „Speicher“ für Dinge, die entweder weiter in der Zukunft lagen als diesen Monat oder noch keinen konkreten Zeitrahmen hatten.

Unsere Standup-Wall im Büro.

Aber dann kam Corona & unser Team wuchs von neun auf 16 Personen. Was für Adaptionen haben wir also vorgenommen?

Corona Lockdown & das Digitale Stand-up

Während der Lockdown-Zeit von März bis Juni haben wir gemerkt, dass unser Stand-up wirklich essenziell ist, um unser Teamgefühl aufrecht zuhalten und einen weiteren Grund zu bieten, morgens aus dem Bett zu kommen.

Kurzerhand haben wir also einen Kalendereintrag „Digitales Standup“ hinzugefügt, wo sich jede/r von uns zwischen 9:15 und 9:30 in einem Videocall traf, um den Tag zu besprechen. Das digitale Standup kommt ohne Post-it’s aus – der Ablauf bleibt aber der Gleiche.

In Zeiten der Ungewissheit und plötzlichem Gefühl der Isolation haben wir also einen Weg gefunden, gemeinsam in unseren neuen Arbeitstag zu starten. Es tut einfach schon gut, die Gesichter der Kollegen zu sehen, ein paar Witze aus dem Alltag auszutauschen und so motiviert in den neuen Tag zu starten.

Daily Standup mit 16 Menschen

Nachdem unser Team im September und Oktober stark gewachsen ist, haben wir das Standup kurzerhand abgeschafft. Mit so vielen Menschen ist das Standup zu einem längeren Meeting explodiert, gerade stark ausgelastete Kollegen konnten die Geduld für das mittlerweile 30-40 minütige Meeting aufbringen.

Aber nach nur zwei Monaten haben wir gemerkt, dass uns alten Hasen unser gutes altes Standup und damit das Gespür für die Kollegen und ihr Leben so fehlt, dass wir es wieder zurück holten. Jetzt ist allerdings das Standup in zwei Teams aufgeteilt. Jede Woche werden die Gruppen neu ausgelost, sodass man nicht immer die gleichen KollegInnen im Standup sieht.

Unsere Erfahrung bisher? Wir lieben es. Der zweite Lockdown ist dadurch wieder einmal erträglicher und auch unsere Arbeit profitiert von dem starken Teamgefühl.

Ist Standup also gleich Standup?

Wie ihr also seht, haben wir die Idee des Standups genommen und es mit kleinen Adaptierungen an unseren Alltag angepasst – sogar mehrmals, da sich in sechs Jahren die Welt um uns herum verändert hat.

Das Daily Stand-up muss und soll ein organisches Abstimmungsmeeting sein, dass auf die Bedürfnisse des Unternehmens, der Projekte und der Teammitglieder angepasst werden soll. Deshalb sind diese Erfahrungen von jedem selber zu machen. Wichtig ist es dabei den Fokus nicht zu verlieren und empathisch zu sein, um Störungsfelder zu erkennen und gleich darauf zu reagieren.

Was macht ihr zur Abstimmung? Verwendet ihr ein Daily Standup?

Natalia Sander

Meine Rolle bei Liechtenecker: UX/UI Designerin Wenn es weder IT noch Digitalisierung gäbe, wäre mein Beruf: Kunsttherapeutin Mein Herz schlägt für: das Leben und die Menschen
12 Kommentare.
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8. Dezember 2020 um 11:30

Das testen wir auch in unserem Team schon seit 6 Monaten, funktioniert für uns sehr gut muss ich sagen!

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24. Januar 2015 um 11:54

Danke für diesen Eintrag. Da die Projektarbeit heutzutage nicht mehr wegzudenken ist und hier ein paar Werkzeuge dafür gleich vorgestellt und wie diese eingesetzt werden, ist schon mal viel geholfen.
Direkt demnächst mal vorschlagen, was es da noch so gibt.
Hoffentlich erhöht sich dadurch der Output, der derzeit doch immer wieder ins Stocken gerät. Leider.

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Agentur Liechtenecker
13. Juni 2014 um 14:14

Hallo Tom,
wir benutzen das Daily Standup für alle unsere Aufgaben – vom Content Management über Social Media Betreuung und Programmierung, von Design bis zu internen Aufgaben – das verschafft einen Überblick über die täglichen Aufgaben und Auslastungen, die oft nicht so leicht einzusehen sind.
Das funktioniert für uns sehr gut.

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tom
13. Juni 2014 um 11:01

hallo,
interessanter blogpost, vielen dank dafuer.
die hier beschriebenen methodiken klingen alle wie auf das unternehmen und dessen projekte adaptierte scrum/kanban loesungen. find ich gut 🙂
mich wuerde noch interessieren ob ihr den hier beschriebenen prozess nur fuer software-entwicklungsprozesse/projekte anwendet oder auch andere agentur-todos damit plant und abwickelt?
lg,
tom.

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12. Juni 2014 um 08:49

Hallo, danke für den tollen Artikel. Das deckt sich fast haargenau mit unserer internen Entwicklung. Wir haben hier an einer Wand ein riesiges Whiteboard (magnetisch+markerfähig). Jede Woche werden 4 Projektschwerpunkte gesetzt und eine * „Jokerrubrik“ dient als Auffangbecken für Kleinkram. Jede Anforderung dir rein kommt muss an das Board und eingeteilt werden. Morgens wird quasi im „Daily Scrum“ ermittelt wer was macht und übernehmen kann. Dann wandert das Post-It von „Open“ in „Progress“ um schlussendlich nach Testing und Umsetzung in „Done“ zu landen. Daraus wird es nur gemeinsam im Daily Scrum entfernt, dann wissen alle Teammitglieder Bescheid. Wichtig ist immer nur die Tasks in „Progress“ zu setzen die man bis zum nächsten Taga aka Daily Scrum auch schafft. So schult man zudem seine Selbsteinschätzung 😉 Um den Fun-Faktor noch etwas anzuheben haben wir es so gemacht, dass kleine Magnete mit lustigen Posen der Teammitglieder die Tasks zieren. Statt doof den Namen drauf zu schreiben, sieht’s am Ende auch noch cool aus mit vielen lustigen Magneten an der Tafel 😉
Neben den 4 Schwerpunkten gibt es rechter Seite eine „Preview-Zone“ der nächsten Woche. Ganz rechts (schade, dass man hier nix hochladen kann, hätte gernen nen Screenshot hochgeladen) gibt es eine „To Solve“-Rubrik mit Punkten, die „einfach allgemein“ zu lösen sind und die Sache optimieren würden.
Ergänzt wird das analoge Tafel-Konzept von ASANA. Dort führen wir einfach eine Liste der Projekte „im Gang“. Begleitet von Todo-Punkten. So halten wir auch bei langfristigen Projekten Kurs.
Und um noch eins drauf zu setzen haben wir intern zwei Google-Kalender. Einer hält die Kundentermine fest, der andere interen Deadlines/Meetings. Ganz simpel. 🙂
Viele Grüße aus Belgien, Gino 🙂

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Agentur Liechtenecker
12. Juni 2014 um 08:57

Hallo Gino,
das klingt wirklich sehr ähnlich. Jetzt wünsche ich mir auch Magnete (oder Pins) mit lustigen Posen der Teammitglieder… Da hätte ich wirklich gerne ein Foto gesehen. 🙂
Asana habe ich mir auch schon einmal angesehen. Das ist wirklich nicht schlecht.
Im Moment nutzen wir noch für kleinere Tasks ein Google Doc in dem wir die kleineren Aufgaben und die Tasks reinschreiben und mittels Datenvalidierung/bedingte Formatierung von „offen“ auf „in Bearbeitung“ oder „Info fehlt“ und dann schlussendlich auf „erledigt“ setzen.
Ich finde für das Daily Standup ist die analoge Tafel sehr hilfreich, während eine digitale Auflistung während des Tages einen Überblick verschafft.

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Agentur Liechtenecker
12. Juni 2014 um 08:44

Hallo Johannes,
Blossom.io sieht ähnlich aus wie Jira, vielleicht sollte ich das in einem nächsten Schritt einmal testen?
Wenn du meine Signatur unterm Blogpost aber gelesen hast: ich mag analoge Listen. 😉
Tauscht ihr euch dann auch innerhalb des ganzen Teams unabhängig von den Daily Standups aus?

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    12. Juni 2014 um 11:14

    Ja, die Signatur hab ich gelesen. 🙂
    Im Prinzip hab ich Blossom.io immer im browser offen, sobalds Updates zu Karten gibt, die relevant sind, schreibe ich diese als Kommentar sofort rein. Super spannend, aus Entwickler-Sicht, ist auch die GitHub Integration, damit man gleich sieht, ob sich am Code zu der Karte etwas geändert hat.

    Agentur Liechtenecker
    12. Juni 2014 um 14:19

    Während des Tages sind digitale Listen und Programme übersichtlicher und leichter zu handhaben.
    Ich bin gespannt, wie sich das Daily Standup und die Koordination rundherum noch verändert. Vielleicht verwende ich ja in 2 oder 6 Monaten auch Blossom.io.
    Ich werde dich auf jeden Fall über den Blog auf den Laufenden halten… 😉

11. Juni 2014 um 18:05

Wir verwenden intern seit knapp 1,5 Jahren das Tool Blossom.io – letztlich genau das gleiche wie „analoge Listen“, nur eben in digitaler Form. Das hat den Vorteil, das man dann auch gleich die einzelnen Deadlines zu den Karten dazu pflegen kann.
Seitdem hat sich das Daily Standup (das bei uns ca. 2 mal die Woche stattfindet) sehr bewährt und einiges effizienter gemacht.
PS: Auch digital macht das Verschieben von Karten Spaß 🙂

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