Ich bin ein Mensch, der am Abend gerne weiß, was am Morgen auf mich zukommt. Ich gehe den Tag noch einmal durch und überlege mir, was am nächsten Tag für mich zu tun ist, was mich erwartet und welche Aufgaben vor mir liegen. Im Kopf habe ich mir somit schon immer eine Art To-Do-Liste erstellt. Das ist eigentlich genau der richtige Zeitpunkt, um eine wirkliche To-Do-Liste zu erstellen. An dem Tag an dem die Aufgaben erledigt werden müssen, ist es meist schon zu spät. Dann hat man oft nicht mehr den nötigen Überblick und die Ruhe, um die Aufgaben auch wirklich einzuteilen.
[Tweet „To-Do-Listen sollten am Abend davor erstellt werden.“]
Die beste Vorgehensweise ist zuerst Aufgaben unsortiert nieder zu schreiben. Das Ziel dabei ist, alle Tasks einmal zu sammeln und sich am besten zu überlegen, wie viel Zeit man pro Aufgabe voraussichtlich brauchen wird. Damit hat man auch einen guten Überblick wie viele Aufgaben sich realistischerweise am nächsten Tag ausgehen und man ist nicht enttäuscht, wenn man von 10 Aufgaben nur 3 erledigen konnte. (Was als ein Task gewertet wird, wie es möglichst optimal niedergeschrieben werden soll und warum oft mehrere To-Do-Listen nötig sind, habe ich in meinem letzten Blogbeitrag beschrieben.)
Sobald alle Aufgaben auf einer Liste stehen, kann man mit einer Priorisierung anfangen. Dabei kann man sich an folgenden Fragen orientieren:
- Was ist das Wichtigste und Dringendste?
- Was geht sich zeitlich aus?
- Was muss ich alles am nächsten Tag erledigen? Was kann (im Notfall) auch auf den Tag danach verschoben werden?
- Was sind die internen Deadlines? Was sind externe Deadlines?
- Gibt es ähnliche Aufgaben, die immer wieder vorkommen? Kann ich diese gruppieren (E-Mails checken, Recherche etc.)?
Diese To-Do-Liste ist nun eine gute Grundlage für die Arbeit am nächsten Tag. Wichtig dabei ist die größten Herausforderungen, um die persönlich produktivste Zeit des Tages zu legen. Um das Wichtigste und Dringendste sollte man sich jedoch gleich am Morgen kümmern – bevor E-Mails gecheckt oder neue Anfragen angenommen werden. Erst wenn diese Aufgabe erledigt ist, sollte man sich um externe Kommunikation kümmern.
[Tweet „Erledige die oberste Aufgabe auf deiner To-Do-Liste gleich am Morgen.“]
Am Arbeitsplatz selber sollte die To-Do Liste möglichst sichtbar vor einem liegen oder in einem prominenten Fenster geöffnet sein, damit man immer im Blick hat, was zu erledigen ist. Die Liste ist jedoch nicht in Stein gemeißelt und kann je nach Laune, aktuelle Produktivität und neuen Aufgaben angepasst werden. Neue Aufgaben werden immer auch auf die Liste geschrieben, um am Ende des Tages einen Überblick über die tatsächlich erledigten Tasks und unerwartete Unterbrechungen zu haben.
Ich nutze meistens eine analoge Liste für tägliche Aufgaben und Wunderlist für Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft erledigt werden müssen, um eine Erinnerung zu erhalten. Schreibt ihr eine To-Do Liste? Analog oder digital?
Welche Tipps könnt ihr noch ergänzen? Welche Erfahrungen habt ihr mit To-Do Listen?